うらかた日記

夜９時以降にも何件かもうしこみがあり、４日の最終申込数は８２件で合計１４２件になった。ちなみに現在の申込数は１４３件で、これは０時１１分に１件申し込みがあったため。
システムから、ダウンロードファイル完成のメールがやってきたのは２時過ぎなので、今日の昼にダウンロードファイルの作成を投げておけば、一応、申し込み期限の時点でのファイルができるようである。
とはいえ、実は、ダウンロードファイルでつくった物は、タブ区切りテキストで、これじゃあ、その場で落とすのと同じであり、実はエクセルファイルでの引落は別の場所にあった。
で、どう考えてもエクセルファイルでの引落の方が楽なので、そちらでいくことになるだろうと思う。
一応、明日には速攻で１講演をA4１枚にまとめた打ち出しファイルを用意したい。そのためには、たぶん、データベースソフトを起こして、適当なフォームをつくる必要がある。で、手元にあるデータベースソフトは２５５項目程度しか読み込めないので、エクセルをつかって、項目数を適当にまとめる作業を行う必要がある。
と言うわけで、今日中に何をどうまとめるかと、それをつかってプログラム編成作業がやりやすいような打ち出しフォームをつくっておく必要があるだろう。
つくっておけば、基本的には来年も使えるはず。手順書としてもまとめておいた方がよいだろう。

演題申し込みに関して
・初日は都合悪いけれど、どうすればよいか
・２つのポスターを横並びにしてほしい
という要請がやってきた。また、非常に間接的なルートをたどって、複数の講演を続けてほしいというリクエストがあった。
この手のリクエストは頻度はともかくとして、必ず出現するものである。会議規模が大きくて、それらのリクエストをいちいち聞いちゃいられないのなら、まあ、無視するのも手だけれどＬ晶討論会程度だと、まあ、聞くこともできる。
というわけで、来年は最初から、演題申し込みのシートに、リクエスト記述項目（ただし、リクエストに添えるかは保証しませんという但し書きつき）を入れておいたらよいかという気になっている。
リクエストに添えるか保証できないのにはいろいろな意味がある。例えば、プログラム作成時にポスターの番号を連続にすることは簡単である。が、ポスター会場の割り振りをやったら、その中間でパネルの並びが変わって、番号は続いているけれども物理的には異なった場所になってしまうこともあり得る。特にプログラム作成と現地の連絡が十二分でないと、起こりうる事故だし、どうしてもそうなってしまう場合だってありうるわけだ。
また、講演を続けるのも２つ程度ならいいけれども、もっと多くなると、プログラム上なんだかなぁという気分になることがある。また、講演者側は連続した講演のつもりなので、たぶん「前の講演で述べたように」などと説明をはしょったりするだろうけれど、基本的には講演は独立しているので、前の講演を聴かずに会場に現れる人もいる。これが２連続程度なら、その間にほぼ入れ替えはないけれども、もっと多くなると入れ替えも出てくるだろう。そうなると、講演者がかってに前の講演を持ち出すのにも限度がある。
また、その分野で多くの仕事がなされている場合には、他の人の講演を挟んだ方が全体が立体的になることもある。プログラム作成は決して講演者のリクエストに従った作業ではなく、聞き手にとってのベストを考える作業なのである。まあ、比較的マイナーな話で、他に類似の仕事をやっているグループがないのなら、ひとまとめにするのはやぶさかではないのだけれど、そういう場合には、たぶん、人々が集まりやすい時間帯は避けることになるのだろうと思う。

夕方、Ｌ晶学会の事務を引き受けている会社から電話があった。講演申し込みには会員番号を記す欄があるのだけれど、名誉会員には番号がないので、どうすればよいのかという問い合わせがＹ口県からあったとのこと。で、先方の電話番号を聞いて、こちらから、電話を差し上げる。何しろ、会員番号があっているかのチェックは登録時にはおこなっていないので、どんな番号を書いても、実質的に問題ない。で、電話に出られた秘書の方に「Ｋ林先生のことは存じ上げていますので、会員番号は適当にお書きになっていただいて大丈夫です」とお伝えした次第。来年は、どうしたものか。現状では、発表は会員には限られないので、実は申し込み時に会員番号を記す必要はないのだけれど、来年以降は、ひょっとすると登壇資格制限をつけなければならない可能性があるので、その場合には登壇者だけ会員番号を記すようにすればいいかなぁ。